既存対応で新規開拓が進まないとき、少人数の営業が見直すこと

既存顧客への対応を一律に減らすことはできません。顧客との約束や必要な支援は維持したうえで、作業の重複、時間の使い方、担当の決め方を見直します。
例えば、営業5人がそれぞれ既存顧客を担当し、資料作成や顧客情報の入力、新規企業への連絡まで個別に行っている会社を考えます。全員が忙しいこの会社では、他の人へ仕事を移すだけでは解決しません。共通作業をまとめ、連絡に使う時間を設け、商談が生まれた後の対応まで分担する必要があります。
以下では、この5人体制を仮定の例として説明します。実在企業の成功事例ではなく、担当人数や活動量をすべての会社に当てはめるものではありません。

図1　少人数の営業が見直す3つのこと

最初に確認するのは、既存対応に使っている時間のうち、どの作業を減らせるかです。商談や顧客への回答だけでなく、準備、資料探し、社内報告、情報入力まで含めて確認します。

納期・品質への対応、重要な条件交渉、回答期限を約束した案件などは、顧客との関係や取引に影響します。一方、同じ情報の転記や、毎回作り直している定型資料には、減らす・まとめる余地がないかを確認できます。
営業5人がそれぞれ似た資料を作っているなら、共通資料を用意し、案件固有の説明だけを追加する方法があります。単に作成担当を一人へ移すのではなく、作る回数と作業量そのものを減らす考え方です。

表1　既存業務の見直し方の例

担当者だけで報告を省略したり、訪問頻度を変えたりできるとは限りません。責任者が変更してよい範囲と例外を決め、社内の関係者や必要に応じて顧客と調整します。
まずは負担になっている作業から変更し、準備時間や入力時間が減ったか、確認や差し戻しが増えていないかを確かめます。顧客への回答遅れや他の担当者の残業が増えていれば、負担が移っただけかもしれません。

業務を見直して生まれた時間を、新規開拓の予定に組み込みます。「時間が空いたら連絡する」ではなく、準備・連絡・その後の対応に必要な時間を見込み、既存対応とどう両立するかを決めます。

ターゲット企業を共通の条件でリスト化し、電話、メール、紹介依頼など、実施する方法と活動量を決めます。業種や用途、導入条件との適合性に加え、見込める利益や継続取引、営業・導入支援にかかる工数も優先順位の判断材料です。
対象企業数は、増やしたい相談・商談と過去の営業実績を参考に設定します。ターゲット条件に合うことと、今すぐ導入を検討しているかという顧客フェーズは分けて確認し、初回連絡だけでなく再連絡や次回対応も計画に含めます。
必要な時間は、企業調査、連絡、結果の記録、問い合わせへの対応まで含めて見積もります。過去の実績がなければ、実施時間と連絡できた企業数、会話や相談につながった数を記録し、活動量と時間の見積もりを修正します。

• 障害・品質問題、納期への影響、回答期限を約束した案件は、必要な担当者が優先して対応する
• 標準資料の送付や受付など、判断が不要で手順が決まっているものは、対応できる人が一次受付する
• すぐの判断が不要な見積もり・相談は、必要な期限を確認して回答予定を伝え、担当営業が確認する時間にまとめる

営業担当者が、企業調査から初回連絡、商談、提案まで一人で抱えていると、既存対応が増えた際に新規開拓全体が止まります。どの仕事に営業の判断が必要かを確認し、社内でまとめる作業と外部を活用する作業を分けます。

例えば、5人が同じ条件で企業を探しているなら、リストの整備方法や情報を共通化し、重複した調査を減らせます。一方、顧客の課題を踏まえた提案や条件交渉は、商材と顧客を理解する営業が担う必要があります。

表2　新規開拓の役割分担で決めること

担当名だけでなく、作業を引き継ぐ条件と期限も決めます。例えば、資料請求は受付担当が確認し、具体的な相談や見積もり依頼は担当営業へ引き継ぐ、といった形です。資料をダウンロードしたことだけで、すぐに商談を希望しているとみなさないようにしましょう。

リスト整備やコンテンツ制作などの作業・知識が不足しているなら、その範囲の外部活用を検討できます。すでに商談や提案が増え、営業が対応しきれないなら、担当の再配置や採用を検討する余地があります。
外部へ依頼する場合も、業務範囲に加え、自社の説明・確認・修正依頼にかかる時間を見込みます。戦略や改善案をもらうだけで実行する人が不足しているなら、実作業まで依頼できるかを確認しましょう。商材情報の提供、判断・承認、具体的な相談への営業対応は自社にも残ります。

3つの見直しを実際の営業活動に反映するには、責任者と担当者が、変更する業務、活動量と時間、役割分担、結果を確認する日を決めます。試行は、この見直しが機能するかを確かめるために行います。

5人の例では、一部の担当者で共通資料や受付方法を使い、新規開拓の時間を確保できるか試す方法があります。開始前に確認日を決め、予定した活動の実施状況と、既存顧客への回答遅れや他の担当者の負担増がないかを確認します。
例えば、業務分担は開始から2週間後に確認し、商談・受注は商材の検討期間に合わせて追跡する、といった進め方です。2週間は運用を確認する期間の一例で、受注や費用対効果を判断するための共通基準ではありません。

活動できなければ既存業務の量や受付方法を、活動はできても担当者と話せなければ対象部署や連絡方法を見直します。会話ができても相談に進まない場合は、課題との適合や用件、検討時期を確認します。
計画した活動が続き、既存対応にも無理がなく、ターゲット企業との会話や次回対応につながっていれば、共通資料、受付・引き継ぎ手順、記録方法を他の担当者へ共有します。各担当者の業務量と担当商材に合わせて計画を調整し、チームへ広げます。
展開後も、責任者は担当別の活動、チーム全体の相談・商談、既存対応への影響を確認します。新たな相談が増えたときは、その対応時間も確保し、新規企業との接点づくりが再び止まらないようにします。

まずは二重入力や資料の作り直しなど、作業自体を減らせるかを確認します。それでも必要な時間が足りなければ、責任者が業務量や活動方法、外部活用を含めて判断します。他の担当者へ仕事を移すだけでは、チーム全体の負担は減りません。

担当商材や既存業務の量、必要な接触件数によって異なります。チームとして必要な活動量を確認し、各担当者が担う仕事と時間を調整します。個人の活動件数だけでなく、既存対応への影響も合わせて確認しましょう。

まず、何に時間がかかり、どの情報が共有できていないかを確認します。予定表や共有の記録で改善できる場合もあります。ツールは解決したい問題を明確にし、導入後の入力・設定・保守も担当できるかを踏まえて検討します。

新規開拓を空き時間任せにせず、既存業務との時間配分と役割分担を見直すことです。

営業が抱える仕事を整理して減らす・まとめる作業を決め、必要な活動時間と割り込みへの対応を設定します。さらに、社内外の誰が接点づくりや商談を担うかを明確にします。
まずは責任者と担当者で、直近の業務と予定を確認し、変更する作業と担当、確保する時間、見直しの結果を確認する日を決めましょう。その内容を実行し、既存対応と両立できる方法をチームに定着させていきます。

営業が企業を調べて個別に連絡する活動だけでは、接点を十分に増やせない場合もあります。ターゲット企業の担当者がWebで課題や解決方法を探す商材なら、記事や資料を通じて相談を得る方法も選択肢です。
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• 始め方：AIと専門家を活用し、少人数で取り組む体制と進め方
• 計画書のテンプレート：施策・担当・予算などを整理する計画づくり
• 導入効果の目安：支援実績データをもとに成果を考えるための指標と目安
  

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