BtoBマーケティングのRFPの作り方
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- 目 次
良い提案をもらうためにはRFPが大切
RFP（提案依頼書）とは、外部の支援会社に提案を依頼する際に、自社の目標を達成するために必要な要件や委託したい業務内容などを示す書類です。
“必要な要件は口頭で説明すればよいのでは？”と考える方も多いと思います。
しかし口頭での伝達は、各社によって意向の伝わり方にムラが生じる、あるいは伝え忘れが発生するというリスクがあります。
一方、RFPを作成していれば、すべての候補企業へ同じ情報を平等に伝えられる他、必要な情報が資料としてまとまっているので、候補企業内での共有にも役立ち、提案のクオリティアップに繋がります。
さらに、RFPは、自社内における情報整理や経営層・関係部門の合意を得る際にも役立ちます。
RFPにて伝えるべきこと
実際にRFPを作成する際には、下記のような項目を明確にする必要があります。
提案の施策で実現したいこと（目的）
施策を行うことで達成したいゴールを明文化します。
ここでのポイントは、具体性のある目的に落とし込むことです。
例えば「BtoBマーケティングを成功させること」といった内容は広義過ぎます。
マーケティング活動における、どの部分（あるいは範囲）のどのような成果を目指すのかを分かりやすく完結に表現する必要があります。
目的達成において課題に感じていること
目的を達成させる上で現状不足していることや、妨げとなっている要因などを明文化します。
これから新しく始める施策の場合には、社内で足りないリソースや知識、スキルなどを明文化します。
また、すでに進めている施策の場合には、現在行っている内容や不十分な要素などを明記します。
現状の成果と目標との乖離が数字で示されていると、より分かりやすくなります。
KPIとしている指標が何か（リード獲得数・アポイント獲得数など）
施策を進める中で、定点観測していきたいデータを記載します。
その際、自社内で必要とするKPIを明記しておくことも大切ですが、外部パートナー候補企業が提案する新しい指標も柔軟に受け入れましょう。
それが施策成功の糸口となることもあります。
委託したいと考えている内容
実際に依頼したい業務の内容を明文化します。
ここでのポイントは、委託したい業務の範囲を明確にしておくことです。・施策のすべてを委託したいのか？
・あるいは部分的なのか？
・部分な場合、どの範囲を想定しているのか？
・運営やオペレーション作業なども含むのか？
など、具体的な要望を明記しておくことが大切です。
上記が不明確な場合、発注後に金額が変更になったり、施策が始まってからトラブルとなるといったことが起こる危険性があります。
提案に盛り込んでほしい内容
提案書にまとめてほしい内容を明文化します。
例えばオウンドメディア構築を依頼する場合には、
「サイトテーマ」「フレームワーク」「コンテンツ戦略」「運営体制」「運営戦略」「スケジュール」「金額」「他社事例」などが含まれます。
提案後に追加提案をお願いすることがないように、必要事項は漏れなくアウトプットしておくことが大切です。
また、提案必須項目と希望項目を分けて明記しておくと、選定の際比較検討しやすくなります。
現在の体制や使えるリソース
自社内の組織体制や使用システム、共有できるデータなどを明文化しておきます。
自社内の組織体制については、窓口となる担当者名や施策を進める上で協力が必要となる部門（営業・ITなど）をまとめておきます。
また、システムについてはMAツールやアクセス解析ツール、営業管理ツールなど、現在社内で使用しているツールがあればメーカーを明記しておくとともに、アクセス権限やこれまでのデータを共有できるのか否かも伝えましょう。
予算・スケジュール
施策を行う上でかけられる予算と、RFP提出日からのスケジュールを明文化します。
予算が決まっていないケースもあると思いますが、目安がないと提案される金額にもばらつきが出て検討しづらくなります。
例えば、○○○円～○○○円と金額の幅をもたせるなどして予算感を伝えるようにましょう。
スケジュールについては、「提案期限」「パートナー企業決定日」「施策開始日」「契約終了日」などをまとめておきます。こちらも具体的な日時というよりはスケジュールの目安を記載するだけで十分です。
初めてRFPを作成するという方、あるいは今作成しているRFPをもっともブラッシュアップしたいとお考えの方向けに「BtoBマーケティングにおけるRFPテンプレート」をご用意しました。
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RFPはディスカッションペーパーとして活用する
良い提案につながるRFP作成のポイントは２つあります。
一つは、「完璧なRFPを作成しようとしないこと」です。
前提条件が決まっていない部分や曖昧な部分を無理に埋める必要はありません。
むしろ、すべての要件が固定されていると提案の幅が広がらず、どのパートナー企業も同じような提案内容になってしまいます。
決まっていない部分については、未定として自由に提案してもらう。
変更可能な部分はその旨を記載するなど、提案の余白を残しておきましょう。
もう一つは、「RFPを送った後もパートナー候補企業とコミュニケーションを取ること」です。
マーケティング担当者の中には、RFPを送ったは提案を待つのみという方もいますが、それはオススメしません。
質問を受け付けたり、内容に関するディスカッションを積極的に行うことで、自社内では想定出来ていなかった重要な検討事項に気づけたり、施策に対する新しいアイデアや思考を取り入れるチャンスにも繋がります。
RFP作成段階からパートナーに相談してみる
ここまでRFP作成のメリットや作成方法、より良い提案を受けるためのポイントなどを解説してきました。
しかし、最近マーケティングを始めたという企業や、社内だけでは決められないということもあると思います。
そのような場合は、RFPの作成段階から外部パートナー企業に相談してみるという方法もあります。
特に、マーケティング会社は、関わってきたプロジェクトの数・種類が多く、様々なタイプのRFPを目にしています。
プロフェッショナルから知見を得ることで、より良い提案につながるRFPを作成することができます。
ターゲットメディアでも、これまで多くのご相談を頂いた経験がありますので、お困りの方はお気軽にご連絡ください。
- BtoBマーケティング/RFPテンプレート
- 本資料は、弊社が提案をさせていただく際に、クライアント様と共に明確にしていく項目をもとに作成したRFP（提案依頼書）のフォーマットです。提案要件を整理できるだけでなく、「何を実現したいのか」というBtoBマーケティングの目的や方針を明確にしていくことにも役立てることができます。
これから提案依頼を予定している方もそうでない方も是非ご活用下さい。
- BtoBマーケティングBPO編集部
- ターゲットメディアは、BtoBマーケティングに取り組む企業様に目的を達成するための「ノウハウ」と「実行リソース」をご提供しています。編集部ではBtoBマーケティングを実践する企業様向けに成功のヒントとなるお役立ち情報をお届けしています。